Как выбрать подрядчика в ИТ

Как выбрать подрядчика в ИТ? Задача выбора подрядчика для разработки цифрового продукта или оказания других ИТ-услуг не такая простая, как может показаться. Нужно не только выбрать надежного исполнителя, но и договориться о выгодном ценообразовании. Чтобы составить план действий, мы решили обратиться к экспертам, которые рассказали нам как правильно выбрать аутсорсинг подрядчика для реализации проекта и, как получить оптимальную цену для разработки.

Владимир Бобров, руководитель проектов департамента ИТ-аутсорсинга «КОРУС Консалтинг»

Математика расчета стоимости услуг должна быть прозрачной

Поскольку аутсорсеры активно участвуют в цифровой трансформации заказчика, они должны быть заинтересованы в клиенте и его развитии, понимать специфику его бизнес-процессов и помогать улучшать их. Самый простой способ выбрать подрядчика – спросить у партнеров или клиентов, кого бы они порекомендовали и чьими услугами пользуются.

Первое, на что стоит обратить внимание при выборе подрядчика – какие они используют методологии и используются ли вообще. Уточните, какой уровень сервиса может быть предложен и какие уровни SLA доступны. Например, могут ли они обеспечить поддержку в режиме 24/7, если она вам нужна. Узнайте о наличии в команде экспертов с компетенциями по системам и продуктам, которые вы используете. Обращайте внимание на наличие свежих референсных проектов по вашей специфике, наличие ресурсов в городах или регионах вашего присутствия. Например, для поддержки инженерной и ИТ-инфраструктуры офисов или пунктов выдачи заказов в конкретных городах важно, чтобы специалисты могли оперативно приехать и решить задачи, которые не выполнить удаленно.

Будьте осторожнее в погоне за экономией. Математика расчета стоимости услуг должна быть прозрачной и учитывать реальные трудозатраты специалистов и их компетенции. Цены могут сильно отличаться в зависимости от масштаба бизнеса, количества услуг, распределенности компании и типа систем. Поддержка инженерных систем (СКУД, ЛВС, СВН и т.д.) и сопровождение ИТ (АРМ, сервиса печати и пр.) имеют разное ценообразование, и стоимость может отличаться на порядок. Например, стоимость поддержки 100 рабочих мест и ИТ-инфраструктуры может начинаться от 100 тысяч рублей в месяц, т.е. 1000 рублей за АРМ с базовым ПО. А если рассматривать поддержку систем видеонаблюдения, то стоимость может стартовать от 200 рублей за одну камеру.

Проводите конкурс на разработку и приглашайте разные компании к участию. Для этого подготовьте ТЗ, запросите ТКП (технико-коммерческое предложение) и зафиксируйте сроки и условия, которые для вас комфортны. Подобный подход успешно применяется нами и нашими заказчиками.

Советуем проводить встречи с разработчиком каждые 1-2 недели и спрашивать о достигнутых результатах. Если не выдерживаются сроки по подготовке релизов или технической документации– это повод задуматься. Также обращайте внимание, вовремя ли устраняются замечания по итогам испытаний.

Андрей Минин, CEO aim digital agency

Выбор подрядчика в IT сильно зависит от множества факторов: сложности и бюрократии заказчика и отдела закупок; команды, которая будет заниматься проектом со стороны клиента; продукта и условий, в которых он будет разрабатываться. Опираясь на опыт разработки веб- и мобильных приложений, я выделил ключевые моменты, которые влияют на выбор вендора. 

Как заказчик вы должны понять, что хотите получить от подрядчика: выполнения пожеланий или решения конкретных задач бизнеса. Вам нужны исполнители, которые умеют писать код и рисовать дизайн? Или нужна команда,  которая понимает особенности вашей индустрии и готова вовлекаться в продукт для решения задач? От ответа на этот вопрос будет зависеть, на что обращать внимание при выборе подрядчика.

Второй ключевой момент в выборе вендора — бюджет, который заказчик готов потратить на производство продукта. От него зависит уровень компетенций подрядчика. 

Если ищете исполнителя, то собственная команда должна обладать достаточными компетенциями в разработке и дизайне, а также понимать особенности рынка и видеть ближайшие шаги дорожной карты продукта. В этой конкретной ситуации подойдет аутстаф: так вы ускоряете разработку за счет увеличения задач в спринте. 

При поиске аутстаф-команды, в первую очередь стоит обращать внимание на технические и профессиональные навыки, а также софт скилз исполнителей, которых предлагает вендор. Собеседуйте команду также, как инхаус специалистов. Проверяйте, умеет ли команда документировать свой код и бизнес логику, работать с дизайн системаи. Ваша ключевая задача — не потерять знания о проекте, когда аутстаф-команда уйдет с него. 

Если ищете партнера, который будет вовлекаться в продукт и переживать за показатели бизнеса, стоит выбирать более тщательно. Способ, который зарекомендовал себя, — сарафанное радио. Спросите у коллег по цеху, кого они могут посоветовать. Это снижает риски нарваться на некомпетентных подрядчиков. 

После того как вы собрали пул партнеров, с ними нужно пообщаться. Говорите с подрядчиком на своем привычном языке, учитывая особенности индустрии. Постарайтесь нащупать, насколько глубоко вендор понимает особенности вашего бизнеса. Он может не знать все тонкости и особенности индустрии, но должен к этому стремиться. Поэтому один из факторов при выборе — фокус на конкретные индустрии. Если у подрядчика есть специализация, он глубже понимает отрасль, потребности бизнеса и пользователей. 

Изучите сайт подрядчика и презентацию. Выделите интересные кейсы из вашей индустрии. На ближайшей встречи попросите рассказать про этот кейс и особенности, с которыми команда сталкивалась в работе. Многие могут быть ограничены соглашением о неразглашении, но если этот кейс размещен на сайте, то подрядчик, вероятно, сможет осветить детали. Также спросите, какую команду выделять на ваш проект. Убедитесь в том, что в ее состав будет включен проектный менеджер. Познакомьтесь с ним. От этого человека во многом будет зависеть успех проекта.

После того как вендор вернется с коммерческим предложением, постарайтесь понять, насколько проработана оценка проекта. Детализация — признак зрелости и профессиональности вендора.

Обращайте внимание на задержки со стороны вендора. Если они не соблюдают обещания на ранних этапах пресейла, то, скорее всего, это же будет повторяться и во время проекта.

Смотрите не только на предлагаемые цены, но и старайтесь сравнивать оценки конкретных задач. Попросите вендора рассказать, что включено в эту задачу. Разные агентства по разному оценивают одно и то же техническое задание. Например, один вендор планирует юнит-тестирование, а другой нет. 

Если выбираете формат фиксированной оплаты, старайтесь начинать работу с подрядчиком после составления технического задания этим же подрядчиком. Это лучший способ сделать первый проект с новым вендором. Во время создания ТЗ можно оценить компетенции подрядчика и рабочий процесс.

С первый дней проекта просите доступ к диаграмме Ганта. Назначайте контрольные точки для проверки готовности и соответствию плану и графику работ. После успешно проведенного первого проекта переходите с подрядчиком в формат Time & Material. 

Чек-лист проверки при выборе подрядчика:

  • Понимание индустрии заказчика и ее особенностей.
  • Квалификация выделенного проектного менеджера и его команды. Сработанность команды.
  • Прошлый опыт вендора: кейсы, клиенты, награды.
  • Обороты подрядчика: убедитесь, что ваш бюджет не занимает более 20% его P&L. Вы можете потратить время на этого подрядчика, а он не пройдет проверку службы безопасности.
  • Простота в коммуникации: вы говорите на одном языке.
  • Заинтересованность в вас как в клиенте. Убедитесь, что подрядчик берет ваш проект, потому что ему интересно над ним работать, а не из-за нужды.

Сколько стоит аутсорсинг

Фиксированной стоимости нет. Ценообразование зависит от экспертизы, среднерыночной зарплаты специалистов и операционных расходов. И может отличаться в несколько раз от подрядчика к подрядчику. При этом цифры на разработку и дизайн растут, так как растет спрос на разработку цифровых продуктов.

Чтобы понять объективна цена или нет, используйте следующий алгоритм. Оцените уровень предлагаемого специалиста, найдите среднюю стоимость такого специалиста на рынке, добавьте к его зарплате: 30% маржи, социальные взносы,  НДФЛ, накладные расходы компании, 6% налог. В среднем можно рассчитать приблизительную стоимость одного часа специалиста, понимая число сотрудников в компании.

Как получить оптимальную цену для разработки от подрядчика

В первую очередь стоит заключить договор с одним из подрядчиков на разработку технического задания или разработать его инхаус. После чего с этим задание вы можете выйти на рынок и сравнить цены. Пока проект оценивается со слов заказчика, у каждого подрядчика она может отличаться в разы.

Что может пойти не так при выборе подрядчика

Без контроля со стороны заказчика подрядчики могут расслабляться. Часто небольшие агентства работают в постоянном дефиците ресурса и отдают приоритет тем проектам, где больше контроля со стороны клиента. 

Постарайтесь понять, как подрядчик будет вести работы и контролируйте это. Иногда агентство может нарушать собственный процесс. Например, не вести документацию.

Найдите доверенного аудитора, который сделает ревью как минимум на этапе формирования архитектуры и при сдаче проекта. Это нивелирует риск получить не масштабируемый продукт. Попросите аудитора описать требования по метрикам кода с помощью сервисов типа ESLint.

Экономика агентств часто не самая маржинальная, а модель CashFlow не всегда правильно прогнозируется.

Проектная документация снижает уровень связанности с вендором. Не принимайте проект без документации. Так вы рискуете потратить много времени на поддержу или развертывание проекта своими силами. Это сделает итоговый продукт дороже. 

Экономика агентств часто не самая маржинальная, а модель CashFlow не всегда правильно прогнозируется. При работе с маленьким агентством старайтесь платить им вовремя. Отсрочка платежа может быть губительна для их бизнеса, особенно когда специалисты в компании действительно сильные. Если у агентства произойдет кассовый разрыв, это может негативно влиять на ваш проект.

Не забудьте проконтролировать включение различных маркетинговых метрик в веб- или мобильные приложения. После релиза вы захотите понимать, что происходит с вашим продуктом: какая конверсия и какие реальные CJM у пользователя. Если пропустить этот этап, то рекламный трафик сольется впустую.

Задокументируйте с вендором и аудитором прогнозируемый трафик на вашем продукте, чтобы заранее построить подходящую и масштабируемую архитектуру. Для дополнительного контроля убедитесь, что вендор внедрил систему мониторинга и алертов. Без этого вы и вендор можете пропустить падение сервера с идущим трафиком, что приведет к потере денег компании.

Итак, чек-лист контроля проекта:

  • Контроль декомпозиции задач.
  • Регулярная проверка диаграммы Ганта проекта.
  • Регулярный контроль промежуточных результатов относительно Ганта и регулярные демо.

Павел Филистович, руководитель практики «Цифровое рабочее место» Atos в России

При выборе подрядчика для реализации проекта нужно обратить внимание лишь на несколько вещей: полное его соответствие требованиям заказчика, обладание экспертизой, превышающей требования заказчика — именно она станет «заделом» на будущее совместное развитие и на успешный выход из кризисных ситуаций, если они возникнут. В качестве примера можно рассмотреть мгновенный переход на удалённую работу в период эпидемии, когда заказчик даже не представлял, что это в принципе «будет работать». Однако опыт и многолетняя практика позволили это реализовать не только «бесшовно», но и быстро.

Конкретно по своему опыту могу сказать, что я бы обращал внимание на гибкость во всём. Здесь гибкость важна в связи с тем, чтобы не получить партнёра, который при каждом обращении сверяется с договором, проверяет, входит в него услуга или нет, а вместо этого быстро начинает проработку запроса и его дальнейшее сопровождение.

Я бы отметил два ключевых момента: 

1) глубокое понимание бизнеса партнёра подрядчиком; 

2) готовность быстро реагировать на меняющуюся вокруг обстановку вместе с бизнесом партнёра, помогая ему в этих изменениях. 

Сколько стоит аутсорс?

Что касается стоимости аутсорса, то заказчику достаточно непросто ориентироваться в ценах, но это отчасти потому, что каждое решение индивидуально и отличается по реализации, способам и срокам тестирования, внедрения, а также по уровням SLA.

Сравнение проводить стоит, но только убедившись в том, что расчёт действительно отвечает не только всем требованиям ТЗ и текущим параметрам бизнеса, но и учитывает возможность расширения. Обычно наиболее точный расчёт дают те, кто перед его проведением задал клиенту массу вопросов, выяснил все детали, провел исследования бизнеса на месте (Due Diligence), и благодаря этому глубоко понимает текущую потребность и вектор развития. Кстати, обычно те, кто делает такие точные расчёты не боятся показать, из чего именно складывается стоимость и рассказать о каждом этапе её формирования.

Очень многое может пойти не по плану. Для исключения негативного опыта есть чёткий план действий как до переходного периода, так и во время его реализации, много «контрольных точек», фаз перехода из одного состояния в другое, всестороннего тестирования уже внедрённых решений и даже план отказа от внедрения решения с маршрутом быстрого восстановления сервисов в изначальном состоянии. Это очень редко бывает необходимо на практике, однако наличие не только плана «Б», но и плана «Э» обязательно нужно. Эти же планы и результаты тестирования могут на ранних этапах сообщить о том, что «что-то пошло не так», так как решение не отвечает требованиям согласованного плана или есть изъяны в его реализации.

Ринальд Садыков, Terabit Digital

Классификация ИТ-разработчиков

Внутри агентства мы сформировали собственную классификацию IT-разработчиков:

1. Фрилансеры. В основном, это исполнители, которые работают в формате «сказали-сделал», не вникая в конечную задачу бизнеса. К ним стоит идти, если:

– у вас простая задача и не требуется дополнительной компетенции для ведения проекта;

– у вас небольшой бюджет, так как услуги фрилансеров стоят на порядок дешевле полноценного digital-продакшна.

2. Веб-студии типовых решений. Производят сайты и мобильные приложения с помощью коробочных решений типа 1С-Bitrix, WordPress, Tilda и других конструкторов. Обращайтесь к ним, если вам нужен простой лендинг, сайт-визитка, интернет-магазин, или приложение со стандартным дизайном и функционалом. Вы получите нужный продукт в короткие сроки и за небольшой бюджет.

3. Digital-продакшны широкого профиля. Работают со стартапами, средним и крупным бизнесом. Пишут код с нуля и используют фреймворки, а также проводят глубокую предпроектную аналитику, погружаясь в бизнес заказчика. К ним стоит обращаться тем, кто хочет реализовать проекты: сложные и уникальные для рынка, требующие комплексного подхода, а также с прицелом на дальнейшее масштабирование.

На что обращать внимание при выборе?

– на кейсы. Если у разработчика нет релевантных кейсов, то это несет дополнительные риски. Нет кейсов – нет соответствующего опыта у сотрудников, которые будут работать над проектом.

– на процессы. Помните, в хороший процесс разработки ввести заказчика в качестве наблюдателя не сложно. Если потенциальный исполнитель этого сделать не может, то это, как минимум, повод задуматься.

– на свой опыт и сложность/масштаб проекта. Если у вас есть компетенции в найме разработчиков, управлении IT-командами или вам нужен простой продукт, вроде лендинга или сайта-визитки, то вполне можно обратиться к фрилансеру. Если проект сложный, нестандартный, требует глубокого погружения в сам бизнес – лучше сразу смотреть в сторону digital-продакшна.

– на отзывы. Попросите 2-3 контакта состоявшихся клиентов, которые могли бы дать рекомендации.

Сколько стоит IT-аутсорсинг?

Фрилансеры – от 30 000 руб.

Веб-студии типовых продуктов – до 900 000 руб.

Полносервисные digital-продакшны – от 700 000 руб.

Как понять, что что-то идет не так?

Заподозрить неладное можно еще на начальном этапе коммуникации: например, если исполнитель не попросил вас заполнить бриф или не сформулировал его вместе с вами – стоит сразу усомниться в его профессионализме. Расспросите про процессы. Если разработчик не может описать, как будет выстроен процесс работы над проектом – это триггер, который должен насторожить.

Смотрите на техническое задание – если оно составлено как попало, с ошибками и нарушением логики, то и проект по нему будет реализован также. А если выясняется, что команда не использует средства версионирования кода (например, Git) и DEV-сервера – то от нее вообще лучше сразу бежать.

Василий Пахомов, CTO Clevertec

Как правильно выбрать аутсорсинг подрядчика для реализации проекта?

Осознать масштаб вашего проекта. Есть разница: создать приложение для заказа пиццы или сервис для экспертных консультаций в дополненной реальности. Возможно, уже существует готовое коробочное решение, которое после минимальной доработки решит вашу бизнес-задачу. Другое дело, если нужен уникальный продукт и соответствующая экспертиза. От этого зависит и время разработки, и ее цена.

Экспертиза подрядчика. У большинства IT-компаний в открытом доступе есть кейсы, по которым можно первично оценить возможности.

Первое, что оценивает исполнитель – стэк технологий. Если он оговорен, и у подрядчика нет такой экспертизы, то вам не по пути. Но в то же время это не значит, что исполнитель не может решить вашу задачу другим способом. Поэтому один из хинтов для заказчиков: если вы не ограничиваете стэк технологий, у вас больше поле выбора подрядчиков, откликнется больше компаний.

Как построена работа. Agile уже давно рулит IT-миром. Предпочтительно работать по Agile, по крайней мере итеративно. Заказчик и подрядчик согласуют план с возможностью видеть контрольные точки. Если это приложение, к примеру, – показать какую-то часть функционала. Когда есть план, согласованный двумя сторонами, легко отслеживать движение по процессу, оставаться в графике и не срывать сроки.

Сколько стоит аутсорсинг, как заказчику ориентироваться в ценах? 

Аутсорсинг – это не дешево. Но сравнивать цены большой компании и маленькой студии разработки бессмысленно. 

Крупные компании всегда смотрят на два шага вперед. Им неинтересно ввязываться в проект без дальнейших перспектив. Это большие накладные расходы на организацию, выделение людей, оформление документов. Поэтому таким компаниям интересны долгосрочные проекты или проекты с перспективой дальнейшего развития и сотрудничества.

Подрядчик, который томится в ожидании заказов и не особенно заботится о своей репутации, может демпинговать, чтобы получить работу. Если при этом он не особенно вдается в подробности ТЗ, то наверняка дальше последует увеличение бюджета и сроков проекта. Поэтому слишком низкая цена – это повод задуматься.

Как правило, стоимость заказной разработки складывается из стоимости часа работы специалистов в проектной команде. Большинство подрядчиков предпочитает работать по системе time and material, когда оплачивается фактически затраченное на время. В среднем час работы специалиста стоит от 2 до 4 тысяч рублей.

Что может пойти не так при выборе подрядчика и как понять, что с разработкой все идет плохо на раннем этапе?

У подрядчика нет вопросов. Часто заказчики ошибочно считают, что много вопросов – это признак некомпетентности аутсорс-команды. На самом деле, чем больше задают вопросов, тем лучше. Ни одно ТЗ, даже самое подробное, не бывает исчерпывающим. И если вопросы не задаются, то это повод задуматься.

Выше мы уже говорили об Agile и контрольных точках разработки. Если команда проекта не показывает промежуточные результаты, срывает сроки и не идет на контакт – все уже плохо. Снизить риски можно полным погружением заказчика в проект.

Нет прогноза по бюджету. Если проект взяли в работу, ему дают верхнеуровневую оценку, чтобы заказчик понимал бюджет.

Точность оценки зависит от того, насколько подробно и продуманно заказчик составит ТЗ: это и формулировка задания, и необходимые интеграции с системами заказчика. Если подрядчик знаком с этими системами, точность будет выше. Если системы разработаны на стороне заказчика и нет четкого описания, как они будут работать, – точность прогноза снижается. Если техзадание в порядке, а с бюджетом все так же нет конкретики – что-то идет не так.

Не предлагают альтернативу. Заказчику важно слышать альтернативные предложения, если он доверился аутсорс-команде в плане технической экспертизы. Ситуация: разработка пошла не по плану. Выяснилось, что технологии не позволяют решить задачу заказчика тем способом, который обсудили ранее. Адекватный подрядчик мотивированно объяснит, почему так, и предложит другой вариант решения бизнес-задачи заказчика.

Часто эти предложения могут помочь сэкономить деньги или достичь более высоких показателей. Грамотные лояльные подрядчики, настроенные на репутацию и долгосрочное сотрудничество, хотя это в краткосрочной перспективе выглядит для них невыгодно, все равно идут к заказчику с такими предложениями. Это индикатор того, что с подрядчиком можно работать долго. В то же время отсутствие таких предложений не означает, что все плохо. Возможно, их просто не существует в вашем случае. 

Источник: Digital-Report

Вернуться в «Публикации»

Связаться с нами

По электронной почте: itservice@korusconsulting.ru
По телефону:
+ 7 (495) 647-50-46,
+ 7 (812) 677-56-90