Не секрет, что бизнес, в процессе своего развития, преследует множество целей, главная из которых - это увеличение прибыли, в том числе, за счет оптимизации затрат на ИТ-инфраструктуру. Организация внутренних процессов в компании напрямую влияет на достижение бизнес-целей, и оптимальная работа ИТ не является тут исключением: без надежной и современной инфраструктуры очень сложно достичь стабильного развития бизнес-процессов и повышения эффективности сотрудников. Вопреки расхожему мнению, не всегда вложения в ИТ-инструменты требуют больших инвестиций, даже если речь идет о крупных компаниях. О том, как ответить на современные вызовы в сфере ИТ в международном бизнесе без «космических» бюджетов нам рассказал руководитель ИТ-службы Yota Devices Владимир Саган.
Yota Devices – международная частная компания, разрабатывающая инновационные высокотехнологичные устройства для современной цифровой жизни. Главная разработка компании – это YotaPhone – первый в мире смартфон с двумя экранами, один из которых всегда включен. На сегодняшний день успешно представлено уже два поколения устройства, которые представляют на рынке новую категорию двухэкранных смартфонов.
В Yota Devices работают лучшие разработчики элементной базы и программного обеспечения из России и Финляндии, благодаря которым самые смелые инновационные идеи воплощаются в жизнь. Одна из особенностей компании - это ее территориальная распределенность: у Yota Devices есть офисы как в России, так и в Китае и Европе. Такая структура накладывает определенный отпечаток на работу всех функций компании, включая, конечно же, ИТ-службу.
Не секрет, что бизнес, в процессе своего развития, преследует множество целей, главная из которых - это увеличение прибыли, в том числе, за счет оптимизации затрат на ИТ-инфраструктуру. Организация внутренних процессов в компании напрямую влияет на достижение бизнес-целей, и оптимальная работа ИТ не является тут исключением: без надежной и современной инфраструктуры очень сложно достичь стабильного развития бизнес-процессов и повышения эффективности сотрудников. Вопреки расхожему мнению, не всегда вложения в ИТ-инструменты требуют больших инвестиций, даже если речь идет о крупных компаниях. О том, как ответить на современные вызовы в сфере ИТ в международном бизнесе без «космических» бюджетов нам рассказал руководитель ИТ-службы Yota Devices Владимир Саган.
Централизованное управление учетными записями сотрудников
В условиях постоянного изменения количества пользователей и контрагентов, а также масштаба филиальной сети сформировалась задача по оптимизации процесса управления учетными записями. В 2014 году компания осознала необходимость создания единой точки хранения учётных записей сотрудников и управления доступом к различным корпоративным приложениям и приняла решение о запуске проекта по внедрению централизованной системы управления данными пользователей. Партнером для реализации проекта была выбрана компания «КОРУС Консалтинг», имеющая соответствующий опыт и экспертизу.
До момента реализации проекта, приходилось создавать разные учётные записи в каталогах каждой отдельной системы, что значительно усложняло процедуру предоставления доступа и создавало возможность для появления ошибок как в процессе организации доступа, так и во время его изменения или отзыва, например, при увольнении сотрудника. Для решения задач по минимизации рисков и оптимизации процедуры управления учетными записями, были сформулированы главные требования к новой системе: а) внедрение единого реестра пользователей на базе каталога Microsoft Active Directory и б) интеграция механизмов авторизации во всех используемых системах с развернутым каталогом AD.
На этапе запуска проекта по объединению Active Directory необходимо было выбрать, место размещения сервера – локально («за стенкой») или в облаке. У обоих вариантов есть преимущества и недостатки.
Плюсом локального размещения является возможность жестко ограничивать доступ к локальным данным и независимость от действий поставщика облачных услуг. При этом, например, в случае отключения электричества в центральном офисе, филиалы в разных странах и городах одновременно теряют возможность авторизации в системах компании. Помимо этого, для достижения надлежащего уровня отказоустойчивости, необходима закупка дополнительного оборудования, что для молодого стартапа является одним из важных ограничителей.
Основное преимущество облачного решения- это намного более высокие гарантии доступности от поставщика с глобальным именем за небольшие деньги. Кроме того, при изменении масштаба или конфигурации ИТ- инфраструктуры, можно быстро и гибко изменять соответствующие облачные сервисы самостоятельно, через консоль управления провайдера.
В рассматриваемом случае, высокий уровень отказоустойчивости и стабильности работы был достигнут путем использования сервиса Microsoft Azure.
В продолжение темы безопасности в данном варианте также стоит отметить возможность дальнейшего укрепления безопасности за счет использования двухфакторной аутентификации: кроме ввода логина и пароля, можно дополнительно использовать ввод одноразового номера из смс, настройки специального мобильного предложения и пр.
Взаимодействие worldwide
Взвесив все возможности, проектная команда Yota Devices выбрала «облачный» путь развития инфраструктуры.
Следующей задачей был выбор технологий для построения системы корпоративной коммуникации. Для решения этой задачи был выбран Skype for Business – единый инструмент для телефонных разговоров, переписки, работы с демонстрацией файлов с одного монитора, презентациями и так далее. Сильной стороной решения представлялось наличие бесшовной интеграции с корпоративным каталогом AD и офисными инструментами, таким как MS Office: с одной стороны, сохранили возможность контроля каналов передачи данных, а с другой - обеспечили удобство для сотрудников – они работают с привычным интерфейсом и хорошо знакомым функционалом.
Второе решение для выстраивания корпоративного взаимодействия – использование почтового сервиса Microsoft Exchange Online. Ключевые преимущества внутреннего использования сервиса общеизвестны и широко используются бизнесом (календари, статусы присутствия, сервис совместного планирования и т.д.), однако при этом мало кто знает и использует функцию федерализации, позволяющую видеть загрузку календаря партнерской компании, также подключенной к сервису. Например, такие данные позволят более оперативно планировать совместные встречи и активности. Сервис также позволяет эффективно управлять безопасностью и контролировать параметры доступа к той или иной информации для каждого сотрудника. Например, мы можем предоставить права сотрудникам партнера, находящимся в нашем офисе по совместным рабочим вопросам, для бронирования переговорных комнат.
Организация совместной работы – избавляемся от «бутылочного горлышка»
Для совместной работы над проектами была использована социальная платформа для ведения проектов, позволяющая реализовывать принцип – «все видят всё». Это решение позволяет всем участникам проекта следить за обновлениями в режиме online. Преимуществом такого подхода является уход от переписок большого количества вовлеченных в проект сотрудников в почте, где велика возможность случайно исключить коллег из переписки.
Вторая важная особенность – возможность разгрузить проектного менеджера и, тем самым, избавиться от «бутылочного горлышка». Коммуникация будет вестись без задержек и обеспечит своевременное получение информации всеми участниками проекта. Несомненным плюсом совместной работы на одной платформе является возможность для генерации и оперативного обсуждения идей. Подобная практика позволяет находить интересные проектные решения и повышать эффективность бизнес-процессов в целом.
Что дальше?
Если говорить о тенденциях в общем, то нет сомнения в том, что подобные ИТ-инструменты будут все более востребованы в ближайшее время. При этом драйвером развития процессов являются ИТ-директора, которые осознали, что оптимизация процессов с помощью облачных технологий напрямую сказывается на показателях бизнеса в целом.
Проблемы, с которыми столкнулась Yota Devices, характерны для многих территориально распределенных компаний. Развитие технологий и озвученные разработчиками планы позволяют рассчитывать на дальнейшую оптимизацию взаимодействия сотрудников. Важно, что уже имеющийся проектный опыт свидетельствует о прочной связи между ростом эффективности взаимодействия сотрудников и улучшением бизнес-показателей компании.
